Modul Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Adm. Perkantoran

Setelah diupload hasilnya tidak sesuai dengan file aslinya. Terdapat beberapa format tulisan yang kurang rapi, tapi semoga masih bisa bermanfaat :)

Modul Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran merupakan modul yang telah dikembangkan oleh penulis. Kompetensi dasar pada modul ini terdapat pada Standar Kompetensi Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran yang diajarkan pada siswa SMK jurusan Administrasi Perkantoran kelas X. Berikut materi yang telah dirangkum.

Modul Sarana dan Prasarana Adm. Perkantoran from Ana Miladiyah

Mempersiapkan Administrasi Kas Kecil

Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil (Petty Cash Fund).

Soemarso (2004) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut: ”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank (dengan cek)”.

Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.

Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:

-Biaya makan minum

-Biaya rapat

-Biaya keperluan kantor

-Serta biaya-biaya lainnya

Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil tadi.

Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.

A. Jenis-jenis bukti / dokumen transaksikas kecil

Setiap pengeluaran dan penggunaan kas kecil harus selalu disertai adanya bukti penggunaan kas kecil yang memiliki kekuatan hukum kuat. Jenis-jenis bukti atau dokumen penggunaan kas kecil sangat banyak, tetapi dalam kegiatan penggunaan kas kecil, bukti penggunaan kas kecil yang utama adalah sebagai baerikut:

1.Bukti Pengeluaran Intern

Bukti pengeluaran intern adalah bukti pengeluaran kas kecil yang baerasal dari kasir kas kecil dengan persetujuan kasir umum kepada penerima pembayaran.

Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dibayarkan kepada:	No. Voucher: ........ Tanggal: ...............
Keterangan	Jumlah
Total
Disetujui Oleh:                                     Diterima Oleh:
Bukti Penerimaan Kas Kecil
Diterima Dari:	No. Voucher: ........ Tanggal: ...............
Keterangan	Jumlah
Total
Disetujui Oleh:                               Diserahkan Oleh:                            Diterima Oleh:

2.Bukti Pengeluaran Ekstern

Bukti pengeluaran ekstern penggunaan kas kecil adalah bukti pemakaian kas kecil yang dibuat oleh pihak luar atas berbagai transaksi yang dilakukan dengan menggunakan kas kecil.

B.  Mengisi format bukti transaksi

Transaksi keuangan adalah segala kegiatan yang dapat mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. Misalnya karena ada penjualan tunai barang dagangan maka harta perusahaan berupa barang dagangan akan berubah menjadi kas dan kerugian/keuntungan dari penjualan tersebut akan memengaruhi jumlah modal.

Pada saat pembayaran dilakukan maka bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh orang yang menerima dan kasir umum. Bukti ini dibuat jika pihak perusahaan atau kasir kas kecil sulit mendapatkan bukti penggunaan kas kecil dari pihak luar.

C. Mencatat transaksi penerimaan dan pengeluaran dalam buku jurnal dan buku besar

Bentuk jurnal umum adalah sebagai berikut:

                       JURNAL UMUM                                   Hal:.......

Tanggal	Keterangan/Perkiraan	Referensi	Debit	Kredit

Penjelasan:

1.Halaman diisi nomor halaman, misalnya halaman 1

2.Kolom tanggal diisi tanggal terjadinya ttransaksi lengkap dengan tahun dan bulannya. Penulisan tahun dan bulan cukup ditulis satu kali pada tiap halaman kecuali ganti tahun atau ganti bulan.

3.Kolom perkiraan diisi nama perkiraan yang didebet dan nama perkiraan yang dikredit. Nama perkiraan yang didebet ditulis dahulu, baru di bawahya ditulis nama perkiraan yang dikredit. Nama perkiraan yang dikredit ditulis agak ke kanan.

4.Kolom referensi diisi jumlah uang di debet.

5.Kolom debet diisi jumlah uang di debet.

6.Kolom kredit diisi jumlah uang di kredit.

D. Teknik menghitung uang kertas

Untuk menghindari kesalahan dalam menghitung uang maka perhitungan uang dilakuakn secara cermat, teliti, dan disiplin. Langkah-langkah menghitung uang dengan cermat:

1.Uang dikelompokkan berdasarkan jenisnya (uang kertas dan uang logam).

2.Uang dikelompokkan berdasarkan nilai nominal.

3.Uang disusun dengan tampilan yang sama (misalkan uang kertas, penyusunannya disanmakan tampilan mukanya, misal gambar identitas uang). 

4.Uang dihitung kembali dengan menggunakan mesin penghitung uang. Mesin ini digunkan untuk mengecek kekuratan perhitungan secara manual.

Materi Kas Kecil

Mempersiapkan Administrasi Kas Kecil from Ana Miladiyah

Membukukan Mutasi dan Selisih Dana Kas Kecil from Ana Miladiyah

Mendokumentasikan Bukti-bukti Kas Kecil from Ana Miladiyah

LAPORAN TABLE MANNERS COURSE

Laporan table manners course dapat DILIHAT DISINI

Tips Menjadi Sekretaris yang Baik

1. Menampilkan Citra Perusahaan

Citra perusahaan adalah hal yang harus di junjung tinggi, karena sekretaris adalah tangan kanan dan kepercayaan langsung bagi seorang Boss, seorang sekretaris harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung Jawab

Sekretaris harus ramah, baik, dan punya sopan santun serta punya karakter yang tegas dan  rasa tanggung jawab yang tinggi. Sekretaris tidak hanya baik terhadap Boss, tetapi harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3. Pandai Menjaga Rahasia

Sebagai orang kepercayaan sekaligus tangan kanan Boss, sekretaris harus pandai mejaga rahasia perusahaan dan menjunjung tinggi loyalitas terhadap perusahaan.

4. Tidak Gaptek

Sekretaris harus lah mempunyai wawasan luas di bidang nya, selalu up date dalam segala hal seperti kemajuan teknologi.

5. Tahu Accounting dan Pembukuan

Dua hal ini penting bagi seoarang sekretaris agar dapat dengan mudah melakukan pembukuan kantor.

6. Mampu Berbahasa Asing

Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus di miliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sang Boss selalu mengajak meeting sekretarisnya untuk mencatat hasil meeting ( MOM ) munite of meeting, kemudian mengirimkan hasil meeting ke relasi lain.

7. Mempelajari Karakter Boss

Agar tidak selalu salah dalam mengambil keputusan , sekretaris harus mengenali karakter atasanya. Dalam kurun waktu tertentu sekretaris dapat mempelajari sifat atasan.

8. Mempunyai Etika yang Baik

Sekretaris harus memiliki etika yang baik dalam berbicara, duduk,dan makan karena itu mencerminkan sekretaris yang professional dan mengangkat citra perusahaan.

9. Pandai Berbicara di Depan Publik

Seorang sekretaris harus mempunyai keberanian berbicara di depan publik, kadang seorang atasan menyuruh seorang sekretaris menggantikan meeting atau pun pertemuan dengan relasi lain, maka sekretaris harus siap mental dalam hal ini.

10. Seorang Sekretaris Harus SMART

Tidak hanya harus berpenampilan menarik, setapi sekretaris harus mampu dalam segala hal, seorang sekretaris harus cepat, cermat, dan tepat.

Layout Kantor Sederhana

KETERANGAN GAMBAR:
1. Pintu
2. Filing Cabinet
3. Filing Cabinet
4. Kursi sekretaris
5. Meja sekretaris
6. Meja tamu
7. Sofa
8. Panaboard
9. Meja untuk mesin-mesin kantor
10. Brankas
11. Lemari kaca
12. Kursi tamu
13. Meja pimpinan
14. Kursi pmpinan

Skenario Penerimaan Telepon

Pada hari Rabu, tanggal 2 November 2011, pukul 09.15 WIB, Ibu Dita, direktur PT. Sejahtera menelepon PT. Unggul untuk memberitahukan bahwa beliau tidak dapat mengikuti rapat pada hari Sabtu, dikarenakan ada tugas dinas ke luar kota dan tidak dapat diwakilkan. Berikut percakapannya melalui telepon.

Sekretaris: Selamat Pagi! dengan PT. Unggul ada yang bisa saya bantu?

Ibu Dita: Selamat Pagi! Saya Ibu Dita direktur PT. Sejahtera. Bisa saya berbicara dengan Bapak Dika, direktur PT. Unggul?

Sekretaris: Mohon maaf, bapak Dika sedang ada rapat. Ada pesan yang dapat saya sampaikan?

Ibu Dita: Iya, tolong sampaikan pesan ke bapak Dika kalau saya tidak dapat menghadiri rapat Sabtu besok karena ada tugas dinas ke Jakarta penting dan tidak dapat diwakilkan. Saya sudah mengadakan janji dengan bapak Dika. Tolong sampaikan maaf saya ke Bapak Dika!

Sekretaris: Iya, Bu Dita! Akan saya sampaikan pesan ibu ke bapak Dika.
Ibu Dita: Terima kasih. Selamat Pagi!

Selretaris: Selamat Pagi!

(sekretaris mengisi form Kartu Penerimaan Telepon)

Form Kartu Penerimaan Telepon:

Keterangan:

Sebagai sekretaris  :    Ana Miladiyah    (098554064)

Sebagai Ibu Dita    :    Dita Oktavia Y.   (098554046)

Skenario Penerimaan Tamu

Tamu: Selamat Pagi, Bu!

Sekretaris: Selamat Pagi, Bapak! Ada yang bisa saya bantu?

Tamu: Bisa saya bertemu dengan bapak Willy?

Sekretaris: Maaf dengan bapak siapa?

Tamu: Saya bapak Zulfin.

Sekretaris: Apakah Bapak Zulfin sudah membuat janji dengan bapak Willy sebelumnya?

Tamu: Sudah, Bu! Kemarin saya sudah membuat janji dengan beliau melalui telepon.

Sekretaris: Maaf, Bapak! Bapak Willy sedang ada rapat. Apakah Bapak bersedia menunggu?

Tamu: Iya, Bu! Saya tunggu kalau begitu.

Sekretaris: Silahkan mengisi form tamu terlebih dahulu, Bapak! (sambil memberikan form tamu)

Tamu: (mengisi form tamu kemudian diserahkan kepada sekretaris)

Sekretaris: Terima kasih, Bapak! Jika nanti sudah selesai bertemu dengan bapak Willy silahkan kembali kesini untuk tanda tangan lagi. Silahkan menunggu di ruang tamu!

Tamu: Iya terima kasih.

(10 menit kemudian bapak Willy sudah dapat ditemui)

Sekretaris: Bapak Zulfin! Bapak Willy sudah dapat ditemui. Silahkan ke ruang Bapak Willy!

Tamu: Terima kasih, Bu!

(30 menit kemudian, bapak Zulfin keluar dari ruangan bapak Willy)

Tamu: Sudah selesai, Bu!

Sekretaris: Iya, Bapak! Silahkan tanda tangan di sini! (sambil menyerahkan form tamu) Terima kasih, Bapak!

Tamu: Sama-sama, Bu!

Form Kartu Tamu:

Keterangan:

Sebagai sekretaris    :    Asri Ismardini           (098554005)

Sebagai tamu           :    Rohmatul Khusnah    (098554101)