Mempersiapkan Administrasi Kas Kecil

Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil (Petty Cash Fund).

Soemarso (2004) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut: ”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank (dengan cek)”.

Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.

Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:

-Biaya makan minum

-Biaya rapat

-Biaya keperluan kantor

-Serta biaya-biaya lainnya

Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil tadi.

Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.

A. Jenis-jenis bukti / dokumen transaksikas kecil

Setiap pengeluaran dan penggunaan kas kecil harus selalu disertai adanya bukti penggunaan kas kecil yang memiliki kekuatan hukum kuat. Jenis-jenis bukti atau dokumen penggunaan kas kecil sangat banyak, tetapi dalam kegiatan penggunaan kas kecil, bukti penggunaan kas kecil yang utama adalah sebagai baerikut:

1.Bukti Pengeluaran Intern

Bukti pengeluaran intern adalah bukti pengeluaran kas kecil yang baerasal dari kasir kas kecil dengan persetujuan kasir umum kepada penerima pembayaran.

Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dibayarkan kepada:	No. Voucher: ........ Tanggal: ...............
Keterangan	Jumlah
Total
Disetujui Oleh:                                     Diterima Oleh:
Bukti Penerimaan Kas Kecil
Diterima Dari:	No. Voucher: ........ Tanggal: ...............
Keterangan	Jumlah
Total
Disetujui Oleh:                               Diserahkan Oleh:                            Diterima Oleh:

2.Bukti Pengeluaran Ekstern

Bukti pengeluaran ekstern penggunaan kas kecil adalah bukti pemakaian kas kecil yang dibuat oleh pihak luar atas berbagai transaksi yang dilakukan dengan menggunakan kas kecil.

B.  Mengisi format bukti transaksi

Transaksi keuangan adalah segala kegiatan yang dapat mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. Misalnya karena ada penjualan tunai barang dagangan maka harta perusahaan berupa barang dagangan akan berubah menjadi kas dan kerugian/keuntungan dari penjualan tersebut akan memengaruhi jumlah modal.

Pada saat pembayaran dilakukan maka bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh orang yang menerima dan kasir umum. Bukti ini dibuat jika pihak perusahaan atau kasir kas kecil sulit mendapatkan bukti penggunaan kas kecil dari pihak luar.

C. Mencatat transaksi penerimaan dan pengeluaran dalam buku jurnal dan buku besar

Bentuk jurnal umum adalah sebagai berikut:

                       JURNAL UMUM                                   Hal:.......

Tanggal	Keterangan/Perkiraan	Referensi	Debit	Kredit

Penjelasan:

1.Halaman diisi nomor halaman, misalnya halaman 1

2.Kolom tanggal diisi tanggal terjadinya ttransaksi lengkap dengan tahun dan bulannya. Penulisan tahun dan bulan cukup ditulis satu kali pada tiap halaman kecuali ganti tahun atau ganti bulan.

3.Kolom perkiraan diisi nama perkiraan yang didebet dan nama perkiraan yang dikredit. Nama perkiraan yang didebet ditulis dahulu, baru di bawahya ditulis nama perkiraan yang dikredit. Nama perkiraan yang dikredit ditulis agak ke kanan.

4.Kolom referensi diisi jumlah uang di debet.

5.Kolom debet diisi jumlah uang di debet.

6.Kolom kredit diisi jumlah uang di kredit.

D. Teknik menghitung uang kertas

Untuk menghindari kesalahan dalam menghitung uang maka perhitungan uang dilakuakn secara cermat, teliti, dan disiplin. Langkah-langkah menghitung uang dengan cermat:

1.Uang dikelompokkan berdasarkan jenisnya (uang kertas dan uang logam).

2.Uang dikelompokkan berdasarkan nilai nominal.

3.Uang disusun dengan tampilan yang sama (misalkan uang kertas, penyusunannya disanmakan tampilan mukanya, misal gambar identitas uang). 

4.Uang dihitung kembali dengan menggunakan mesin penghitung uang. Mesin ini digunkan untuk mengecek kekuratan perhitungan secara manual.